Intégration salarié IT : comment réussir son onboarding ?
Que vous soyez une plus ou moins grosse structure, réussir l’intégration du salarié embauché est crucial. En effet, l’onboarding du nouveau collaborateur vient finaliser la phase de recrutement. C’est cette étape qui permet de dire qu’un recrutement est réussi ou non. Elle comprend à la fois l’accueil du candidat sélectionné au sein de l’entreprise mais également sa fidélisation. L’intégration du salarié IT n’est donc pas à prendre à la légère. D’autant plus que le secteur de la tech est une branche d’activité en demande, où la concurrence en matière de recrutement est importante. Face à des profils pénuriques, les entreprises de l’IT mettent tout en œuvre pour que la relation de travail avec leurs talents perdure dans le temps. Un onboarding bien réalisé garantit moins de turnover au sein de l’entreprise. Voici 5 astuces pour réussir l’intégration de vos nouveaux salariés de l’IT.
Finaliser les formalités juridico-administratives
En tant qu’employeur, vous devez assurer certaines obligations juridiques (et administratives) à l’égard de votre nouveau salarié. Bien évidemment, il faudra rédiger un contrat de travail en bon et due forme, avec toutes les mentions obligatoires. De droit, le contrat écrit est imposé pour les salariés en CDD ou CDI à temps partiel. Cela dit, il est d’usage, quel que soit le type de contrat de travail, que l’écrit prévaut.
Également, vous devrez proposer au collaborateur la mutuelle d’entreprise, lui présenter votre règlement intérieur, récolter son RIB et sa carte vitale…
Toutes ces étapes, dont la signature du contrat de travail, peuvent être réalisées en amont, avant l’intégration officiel du salarié IT au sein de l’entreprise.
Par exemple, au moment où vous annoncez la bonne nouvelle au candidat qu’il est sélectionné pour intégrer votre structure, vous pourrez convenir d’un rendez-vous proche. Ainsi, le jour où le collaborateur commencera, au lieu de passer du temps sur des formalités, vous pourrez vous concentrer sur la manière d’accueillir au mieux le salarié.
Avertir vos équipes IT de l’intégration du salarié
Rien de pire qu’un salarié qui arrive au sein d’une structure sans que personne ne l’attende. Autant commencer sur une note positive et conviviale. Il est important que le nouveau collaborateur IT se sente pleinement intégré et ce, dès son arrivée.
Sur ce point, vous pourrez décomposer votre démarche en trois temps :
- réaliser une réunion rapide auprès de l’équipe qui travaillera avec lui au quotidien, et les avertir de l’arrivée du nouveau collaborateur,
- envoyer un mail pour prévenir les salariés d’autres services qui pourraient se retrouver à traiter avec le nouveau collaborateur (services RH, comptabilité et informatique),
- réaliser un petit article sur l’intranet de l’entreprise pour avertir l’ensemble des salariés de l’arrivée du candidat sélectionné.
Par ailleurs, choisissez au sein de ses collègues directs, un “mentor” (ou “buddy”) vers qui il pourra se tourner plus facilement. Bien évidemment, c’est encore mieux si le salarié tuteur se propose de lui-même. Le mentor pourra ainsi répondre à toutes les questions du nouveau salarié et l’aiguiller durant les premières semaines suivant son arrivée.
Préparer un kit de bienvenue
Dernière étape avant l’arrivée du salarié : la préparation de son espace de travail. Il faut qu’il puisse trouver sur son bureau, tous les outils et fournitures dont il pourrait avoir besoin.
En effet, en intégrant un salarié IT, c’est un expert de la tech qui rejoint votre entreprise. Évidemment, il est nécessaire que l’outillage informatique soit en bon état et fonctionnel pour qu’il puisse mener à bien ses missions. De plus, mettez à la disposition du nouveau collaborateur tous ces codes d’accès dès son arrivée.
Par ailleurs, pour préparer une arrivée un peu plus fun et fidéliser le salarié autour de votre marque employeur, n’hésitez pas à déposer sur son bureau des goodies qui adoptent les couleurs d’entreprise et votre logo :
- un mug
- une gourde
- une casquette
- un stylo
- une clé usb
- un tupperware
- une bougie
- un carnet
Enfin, préparez un kit de bienvenue qui comprendrait un livret d’accueil, les documents en lien avec les avantages salariaux (CSE) auxquels il aura le droit et pourquoi pas, une carte de bienvenue signée par tous les membres de l’équipe !
Rendre l’intégration du nouveau salarié exceptionnelle
Nous y voilà, le jour-j ! Le salarié arrive au sein de vos locaux. N’hésitez pas à l’accueillir en personne et lui souhaiter la bienvenue (et ce, même si vous êtes son n+2 ou n+3).
Vous pouvez également organiser un pot d’arrivée en réalisant un petit déjeuner commun avec l’équipe tech qui accueille le nouveau collaborateur. Dédiez ce temps pour instaurer une ambiance chaleureuse et accueillante. Laissez le salarié se présenter naturellement à ses nouveaux collègues. Faites les présentations entre le nouveau collaborateur et son mentor.
Vous pourrez ensuite laisser le relais au manager ou au tuteur, pour qu’il fasse la visite guidée des locaux (salle de réunion, salle de pause, cantine d’entreprise, bureau des RH, sanitaires, etc). Ce parcours d’intégration pourra être l’occasion de présenter le nouveau salarié aux autres collaborateurs.
Enfin, vous pourrez aussi veiller à organiser un repas d’équipe au moment du déjeuner, pour partager et échanger encore plus.
Réussir l’intégration du salarié en restant à l’écoute
L’erreur que certains employeurs font est de rester disponible le premier jour d’arrivée du salarié puis de le laisser avancer seul, sans prendre la température régulièrement. L’intégration du salarié est réussi dès lors qu’elle évite tout départ prématuré du nouveau collaborateur IT. Il va falloir veiller à son bien-être et son épanouissement au sein des équipes existantes.
Pour ce faire, il sera important de faire des points réguliers avec le nouvel arrivant en se montrant bienveillant. L’objectif est d’éviter tout malentendu et incompréhension afin que le travail du collaborateur se passe dans les meilleures conditions. Le retour, que vous fera le nouveau salarié IT, vous permettra d’envisager des pistes d’amélioration pour les prochains onboarding.
N’hésitez pas à faire un bilan complet des premiers mois passés par le salarié IT au sein de votre structure au moment de sa fin de période d’essai.
une recruteuse freelance aux 10 années d’expérience. J’accompagne les stratups et PME à recruter les talents IT qui sauront faire grandir leur entreprise.
